nirat / Getty Images
Οι σωροί χαρτιού είναι ένας πόνος και η διαχείριση ενός συστήματος αρχειοθέτησης στο σπίτι μπορεί να είναι σύρσιμο. Ωστόσο, πρέπει να κρεμάσετε κάποια έγγραφα επειδή δεν γνωρίζετε ποτέ πότε θα τα χρειαστείτε.
Πόσο καιρό χρειάζεται να διατηρείτε τους φόρους, τις αποδείξεις, τις τραπεζικές δηλώσεις και άλλα σημαντικά έγγραφα; Κάθε τύπος εγγράφου είναι διαφορετικός, οπότε θα θέλατε να είστε σίγουροι ότι θα κρατήσετε όλα τα χαρτιά σας αρκετό καιρό πριν πυροβολήσετε τον τεμαχιστή, ακόμα κι αν νομίζετε ότι έχετε τελειώσει μαζί τους.
Διατηρώντας ένα λειτουργικό σύστημα αρχειοθέτησης στο σπίτι
Ένα κλειδί για τη δημιουργία ενός λειτουργικού συστήματος αρχειοθέτησης στο σπίτι είναι να ξεκινήσετε να μειώνετε την ποσότητα χαρτιού που λαμβάνετε. Μπορεί πραγματικά να μειώσει την ποσότητα χαρτιού που θα πρέπει να αποκόψετε ή να αρχειοθετήσετε. Αυτό σημαίνει να απαλλαγείτε από το ανεπιθύμητο ταχυδρομείο, να υπογράφετε e-bills και να μην δέχεστε φυλλάδια, κουπόνια που δεν θα χρησιμοποιήσετε ποτέ, καταλόγους που δεν θα διαβάσετε ποτέ, ή άλλα εφέ που νιώθετε ότι πρέπει να κρεμάσετε όταν ξέρετε πραγματικά δεν το κάνουν.
Το δεύτερο βήμα είναι να βεβαιωθείτε ότι έχετε δημιουργήσει ένα καλό σύστημα διαχείρισης αλληλογραφίας. Όσο πιο αποτελεσματικά χειρίζεστε την αλληλογραφία όταν έρχεται, τόσο λιγότερο συχνά θα πρέπει να κάνετε μια μεγάλη συνεδρίαση αρχειοθέτησης, τεμαχισμού και ανακύκλωσης.
Δημιουργήστε ένα ηλεκτρονικό σύστημα
Η απαλλαγή από την υποβολή του χαρτιού σας με τη δημιουργία ενός ηλεκτρονικού συστήματος αρχειοθέτησης θα σας εξοικονομήσει χώρο και θα σας απαλλάξει από τη συσσώρευση χαρτιού. Σήμερα, ένα ηλεκτρονικό σύστημα αρχειοθέτησης έχει πολύ νόημα, διότι είναι ευκολότερο από ποτέ.
Για να ξεκινήσετε, χρειάζεστε έναν σαρωτή και έναν χώρο αποθήκευσης των αρχείων σας: ένα σύστημα φακέλων σε έναν υπολογιστή και ένα αντίγραφο ασφαλείας στο σύννεφο, καθώς και έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο. Τα περισσότερα αντίγραφα ασφαλείας που διαθέτετε - στο σπίτι και εκτός χώρου - τόσο πιο προετοιμασμένα θα είναι να αποκόψετε το σωρό γραφειοκρατίας χωρίς να ανησυχείτε να χάσετε κάτι σημαντικό.
Δημιουργήστε γενικούς φακέλους για διαφορετικούς τύπους εγγράφων (π.χ. νοικοκυριό, φόροι, αυτοκίνητο, πιστοποιητικά γέννησης κλπ.) Δεν χρειάζεται να πάρετε πολύ ακριβή την αποθήκευση των εγγράφων, δεδομένου ότι τα ηλεκτρονικά συστήματα αρχειοθέτησης μπορούν να αναζητηθούν.
Στη συνέχεια, σαρώστε κάθε έγγραφο και αποθηκεύστε το σε ένα φάκελο σύμφωνα με το περιεχόμενο. Βεβαιωθείτε ότι έχετε δώσει ένα μοναδικό όνομα αρχείου για να το περιγράψετε, ώστε να μπορεί να βρεθεί γρήγορα μέσω της λειτουργίας αναζήτησης του υπολογιστή σας. Επίσης, η προσθήκη της ημερομηνίας στο τέλος του ονόματος αρχείου μπορεί να σας βοηθήσει να διακρίνετε τον ίδιο τύπο εγγράφου από διαφορετικές χρονικές περιόδους. Για παράδειγμα, αντί να καλέσετε το βοηθητικό νόμισμα utilitystatement.pdf, ονομάστε το helpstatement-Feb2019.pdf.
Υπάρχουν επίσης ορισμένες διαθέσιμες εφαρμογές που μπορούν να σας βοηθήσουν να καταγράψετε και να αποθηκεύσετε γρήγορα διάφορα έγγραφα. Πολλοί μπορούν να διαχειριστούν μέσω του smartphone ή του tablet σας, ώστε να μπορείτε να απαλλαγείτε από γραφειοκρατία (ειδικά αποδείξεις) όταν δεν βρίσκεστε κοντά στον οικιακό σας υπολογιστή.
Κρατώντας Αντίγραφα
Για τα σημαντικότερα έγγραφα, οι ειδικοί συμβουλεύουν να διατηρούν πολλαπλά αντίγραφα. Αυτό μπορεί να σημαίνει τη διατήρηση ενός αντιγράφου στον αποθηκευτικό χώρο σας στο σύννεφο και ενός άλλου στον σκληρό δίσκο. Θα μπορούσε επίσης να σημαίνει ότι κρατάτε ένα αντίγραφο στην ηλεκτρονική σας κατάθεση και ένα έντυπο αντίγραφο σε ένα πυρίμαχο χρηματοκιβώτιο.
Έγγραφα για αποθήκευση για πάντα
Ορισμένα έγγραφα πρέπει να αποθηκεύονται για πάντα. Αυτά είναι τα πιο σημαντικά που μπορεί να χρειαστείτε οποιαδήποτε στιγμή στο μέλλον για διάφορους λόγους. Εξασφαλίζοντας ότι φυλάσσονται σε ασφαλές μέρος και ότι ένα αντίγραφο είναι ασφαλές θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο όταν χρειαστεί.
- Ακαδημαϊκά αρχεία: Διπλώματα, μεταγραφές και οποιαδήποτε εργασία χαρτοφυλακίου που μπορεί να χρησιμοποιηθεί στο μέλλον κατά την υποβολή αίτησης για θέση εργασίας.Δημοθετημένα έγγραφα Πιστοποιητικά βαπτίσεων Πιστοποιητικά αδείας Πιστοποιητικά πιστοποιητικών: Μπορεί να χρειαστούν για φορολογικούς σκοπούς. Άδειες του πολεμικού αεροπλάνου: Αρχεία, συμφωνίες, πειθαρχικά αρχεία και έλεγχοι απόδοσης.Μαθηματικά αρχείαΜηχανικά αρχείαΠαιχνίδιαΑνακοινώσεις συνταξιοδότησης και σύνταξηςΚοινωνικές κάρτες Ασφαλείας
Έγγραφα για αποθήκευση για ορισμένο χρονικό διάστημα
Φανταστείτε να έχετε λογαριασμούς τραπεζικού λογαριασμού και λογαριασμούς που χρεώνονται στο γραφείο σας. Μετά από ακόμη και μια δεκαετία, αυτή η στοίβα θα ήταν πιθανώς υπερβολικά μεγάλη. Υπάρχουν πολλοί τύποι εγγράφων - κυρίως οικονομικών - που πρέπει να διατηρείτε για ορισμένο χρονικό διάστημα, αλλά δεν χρειάζεται να αποθηκεύετε για πάντα. Ίσως χρειαστεί να τους αναφέρετε μηνιαία ή εβδομαδιαία για λίγο, τότε απλά γίνονται ένα άλλο κομμάτι χαρτιού που βρίσκεται γύρω από τη δημιουργία ακαταστασίας.
Το δύσκολο κομμάτι είναι να γνωρίζεις πότε μπορείς να απαλλαγείς από αυτούς τους τύπους αρχείων. Δεν υπάρχει καλή απάντηση για όλα, αλλά συνιστάται κατευθυντήριες γραμμές με βάση το τι είναι:
- Τραπεζικές καταθέσεις: Ένα μήναΤαχυδρομάτια: Ένα έτος για οτιδήποτε σχετίζεται με φόρο ή εγγύηση. όλοι οι υπόλοιποι λογαριασμοί θα πρέπει να καταστρέφονται μόλις καταβληθούν. Πιστωτικοί λογαριασμοί πιστωτικών καρτών: Αποκομμάτων αμέσως μόλις καταβληθεί. Εισπράξεις βελτίωσης στο σπίτι: Κρατήστε έως ότου το σπίτι πωληθεί. Αρχεία επενδύσεων: Επτά χρόνια μετά το κλείσιμο του λογαριασμού ή την πώληση της ασφάλειας.Πληροδοτήσεις: Κρατήστε μέχρι να απομακρυνθείτε και να λάβετε την κατάθεσή σας πίσω από τον ιδιοκτήτη. Πληρωμές και πληρωμές: Ένα χρόνο ή έως ότου λάβετε τη δήλωση W-2 για το φορολογικό έτος. Εισπράξεις: διάρκεια ζωής της εγγύησης για σημαντικές αγορές όπως συσκευές και ηλεκτρονικά. Για πράγματα όπως τα είδη παντοπωλείου και τα είδη ένδυσης, κρατάτε μόνο την απόδειξη μέχρι να ξέρετε ότι δεν θα χρειαστεί να επιστρέψετε τα εμπορεύματα. Τα έγγραφα εγγράφων: Επτά χρόνια, συμπεριλαμβανομένης της κατάθεσης και όλων των συνοδευτικών εγγράφων, όπως W-2 και αποδείξεις. Κρατήστε μέχρι να πωληθεί το σκάφος, το αυτοκίνητο ή η μοτοσικλέτα.
Πώς να απαλλαγείτε από τα έγγραφα
Τα τεμαχισμένα έγγραφα είναι ο κύριος τρόπος για να προστατευθείτε από την κλοπή ταυτότητας. Κατά γενικό κανόνα, υπάρχουν ορισμένα έγγραφα που θα έπρεπε να αποφευχθούν. Περιλαμβάνει οτιδήποτε έχει αριθμούς λογαριασμών, ημερομηνίες γέννησης, επώνυμα ονόματα, κωδικούς πρόσβασης και PIN, υπογραφές και αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης.
Αν τα έγγραφα εξακολουθούν να είναι "ενεργά" - πρέπει να τα κρατήσετε για αναφορά - τοποθετήστε τα στο σύστημα καταχώρησης στο σπίτι σας ανά θέμα. Τους καταστρέψτε μόνο όταν δεν είναι πλέον σε χρήση.
Τι έγγραφα πρέπει να τεμαχίσουν
Όταν τελειώσετε με αυτά τα έγγραφα και δεν τα χρειάζεστε πλέον, μη διστάσετε να τα αποκόψετε:
- Παραλαβές από ΑΤΜΒραβικέςΔημοσιεύσειςΑνακοινώσεις απόκτησης Πιστοποιητικά Ακυρωθέντων και Ακυρωθέντων Επιταγών Πιστωτικές κάρτες Πιστωτικές εκθέσεις Πιστωτικές κάρτες Αδειών οδήγησης (έληξε) Έγγραφα εργασίας που έχουν τυχόν στοιχεία ταυτοποίησης Εξελιγμένα διαβατήρια και βίζες Αριθμοί λογαριασμού επενδύσεων Νομικά έγγραφαΣυμβουλές επενδύσεων, μετοχών και ακινήτωνΕιδήσεις με υπογραφή (μίσθωση, συμβάσεις, επιστολές κ.λπ. (τηλέφωνο, αέριο, ηλεκτρικό, νερό, καλωδιακή τηλεόραση, τηλεφωνητές, τηλεφωνητές, τηλεφωνικά κλπ.), internet, κ.λπ.)
Οτιδήποτε άλλο - όπως χαρτιά - μπορείτε απλά να ανακυκλώσετε. Βεβαιωθείτε ότι έχετε δημιουργήσει ένα ευέλικτο σύστημα αρχειοθέτησης, ώστε να μπορείτε να διατηρήσετε αυτά τα έγγραφα υπό έλεγχο. Είναι επίσης μια καλή ιδέα να έχετε τη συνήθεια να διαβιβάζετε τα αποθηκευμένα σας έγγραφα σε τακτική βάση. Προσπαθήστε να το κάνετε αυτό κατά την πληρωμή λογαριασμών, την κατάθεση των φόρων σας ή τη φροντίδα παρόμοιου επαναλαμβανόμενου έργου, έτσι ώστε να μην ξεχνάτε και η γραφειοκρατία σας να ξεπεράσει.
