Portra / Getty Images
Οι περισσότερες οργανώσεις που έχουν περισσότερους από λίγους ανθρώπους πρέπει να έχουν μια ισχυρή επικοινωνιακή στρατηγική τόσο για εσωτερικές όσο και για εξωτερικές επικοινωνίες. Είτε πρόκειται για ειδοποιήσεις σχετικά με αλλαγές πολιτικής, καθημερινές διαδικασίες ή οτιδήποτε κάτω από τον ήλιο, οι εργαζόμενοι πρέπει να γνωρίζουν τα σημαντικά πράγματα.
Αυτό περιλαμβάνει επίσης την ανάπτυξη ενός σχεδίου για κίνηση γραφείου και την ανάπτυξη ενός κινούμενου καταλόγου ελέγχου.
Ενώ μπορείτε να σκεφτείτε ότι υπάρχουν τόσα πολλά βήματα για να σχεδιάσετε σε μια κίνηση γραφείου που δεν έχετε χρόνο να εξετάσετε ακόμη και τις επικοινωνίες, πρέπει πραγματικά να πάρετε μια μέρα ή δύο για να δημιουργήσετε μια σταθερή στρατηγική που θα κρατήσει τους εργαζόμενους και τους πελάτες σας των επερχόμενων αλλαγών.
Πολύ σημαντικό, θέλετε να κρατήσετε τους υπαλλήλους σας άμεσα εμπλεκόμενους στη μετακίνηση, καθώς πιθανότατα θα επηρεαστούν περισσότερο από την κίνηση.
Βασικά εσωτερικά μηνύματα
Τα βασικά μηνύματα πρέπει να περιλαμβάνουν το χρονοδιάγραμμα, τη συσκευασία, το κλείσιμο γραφείων, τη νέα διάταξη γραφείου και λεπτομέρειες σχετικά με τη νέα τοποθεσία.
- Χρονοδιάγραμμα: Βεβαιωθείτε ότι έχετε ορίσει όλα τα βασικά βήματα της μετακίνησης, ώστε όλοι να γνωρίζουν τι να περιμένουν και πότε. Οδηγίες συσκευασίας: Παρέχετε στο προσωπικό οδηγίες σχετικά με τον τρόπο συσκευασίας των γραφείων ή των θαλάμων για τη μετακίνηση. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει το πού πρέπει να προμηθευτεί το υλικό συσκευασίας, το τι είναι υπεύθυνο για τη συσκευασία και τις προθεσμίες. Προηγμένη ειδοποίηση για το κλείσιμο γραφείων: Κατά τη διάρκεια της κίνησης, μπορεί να χρειαστεί να κλείσετε το γραφείο για να επιτρέψετε την τελική συσκευασία και μετακίνηση του εξοπλισμού γραφείου και των επίπλων. Βεβαιωθείτε ότι το προσωπικό σας γνωρίζει αυτές τις ημερομηνίες και εάν και πώς η επιχείρηση θα συνεχιστεί κατά τη διάρκεια της μετακίνησης και πώς αυτό θα επηρεάσει το πρόγραμμα εργασίας και το φόρτο εργασίας. Νέο σχέδιο γραφείου: Το προσωπικό θα θέλει νωρίς να μάθει τι θα φανεί ο νέος χώρος και πώς θα δημιουργηθούν τα γραφεία. Θα εξακολουθούν να έχουν δικό τους χώρο ή θα είναι τώρα σε μια καμπίνα ή ανοιχτό σχέδιο δαπέδου; Βεβαιωθείτε ότι έχετε δημιουργήσει έναν τρόπο ενημέρωσης του προσωπικού για το πώς μπορεί να αλλάξει ο χώρος εργασίας του. Οι νέες επιλογές θέσης, στάθμευσης και μετακίνησης: Παρέχετε στο προσωπικό όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται σχετικά με τη νέα τοποθεσία, ώστε να μπορούν να προετοιμάσουν τη μεταφορά τους στο νέο χώρο.
Τρόποι επικοινωνίας των στόχων με το προσωπικό
Ο τρόπος με τον οποίο στέλνετε το μήνυμα θα πρέπει να αποφασίζεται από τον τύπο του μηνύματος που είναι. Για παράδειγμα, το χρονοδιάγραμμα θα μπορούσε εύκολα να παραδοθεί μέσω του intranet της εταιρείας σας. ενώ το κλείσιμο γραφείων μπορεί να παρουσιαστεί καλύτερα κατά τη διάρκεια συνάντησης προσωπικού, ώστε να εξασφαλιστεί ότι οι ερωτήσεις μπορούν να τεθούν και να απαντηθούν.
- Intranet: Για τις εταιρείες ή τους οργανισμούς που διαθέτουν ενδοδίκτυο, αυτή είναι συνήθως η καλύτερη πλατφόρμα για τα περισσότερα μηνύματα. Επιτρέπει την εύκολη ενημέρωση αρχείων και πληροφοριών που μπορούν να προσεγγίσουν όλοι οι εργαζόμενοι. Συνεδριάσεις σε προσωπικό επίπεδο: Ανεξάρτητα από το μήνυμα, οι συναντήσεις προσωπικού είναι ένα καλό μέρος για να κάνετε ανακοινώσεις και να επιτρέψετε στο προσωπικό να έχει μια ολοκληρωμένη συζήτηση. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τον χρόνο συνάντησης για να ελέγξετε τον τρόπο επικοινωνίας των πληροφοριών, ώστε το προσωπικό να γνωρίζει ότι θα ενημερωθούν. Email: Ενώ το e-mail είναι εύκολο, δεν είναι πάντα ο καλύτερος τρόπος για να μεταφέρετε πληροφορίες. Δεν θέλετε να στείλετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε οι χρήστες να μην μπορούν να βρουν τις πληροφορίες όταν το χρειάζονται. Εάν χρησιμοποιείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, βεβαιωθείτε ότι το χρησιμοποιείτε μόνο για να ενημερώσετε τους ανθρώπους από πού μπορούν να αποκτήσουν τις πληροφορίες. Κοινόχρηστοι φάκελοι: Αν δεν έχετε ένα intranet, τότε δημιουργήστε έναν κοινό φάκελο σε μια μονάδα δίσκου δικτύου που μπορούν να έχουν πρόσβαση όλοι. Δελτίο ανακοινώσεων: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν φυσικό χώρο για να δημοσιεύσετε πληροφορίες. Οι άνθρωποι μπορούν να το ελέγχουν συχνά και παρέχει επίσης ένα μέρος όπου οι άνθρωποι μπορούν να συγκεντρώσουν και να συζητήσουν τις ανησυχίες τους.
