Getty Images
Έχετε λοιπόν όλα αυτά τα πράγματα να γίνουν καθημερινά και η λίστα των υποχρεώσεων είναι πλήρης - πώς ξέρετε τι να κάνετε πρώτα, δεύτερο και τρίτο;
Πολύς ο καθένας αισθάνεται σαν να έχουν πάρα πολλά να κάνουν και πολύ λίγο χρόνο για να το κάνουν. Συχνά, αυτό το συναισθηματικό συναίσθημα προέρχεται από την αδυναμία να δοθεί προτεραιότητα σε όλες αυτές τις φαινομενικά πιεστικές εργασίες. Εάν αισθάνεστε ότι η λίστα των εργασιών σας αυξάνεται περισσότερο από το λεπτό και δεν γνωρίζετε καν από πού να ξεκινήσετε, μπορείτε να προσδιορίσετε, να αξιολογήσετε και να δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες σας.
1. Δημιουργία λίστας
Πριν προσπαθήσετε να ταξινομήσετε τις υποχρεώσεις σας με σειρά προτεραιότητας, αφιερώστε χρόνο για να συντάξετε μια πλήρη λίστα όσων χρειάζεστε ή θέλετε να ολοκληρώσετε. Διαχωρίστε τη λίστα σας σε ενότητες για διαφορετικούς τύπους εργασιών. Αυτές οι κατηγορίες θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν:
Καθημερινές ή εβδομαδιαίες εργασίες
Αυτά είναι καθημερινά "to-dos" που μπορεί να είναι προσωπικά (σχεδιασμός γεύματος και αγορές ψαριών) ή συναφείς με την εργασία (εβδομαδιαία συνάντηση ομάδας). Εάν ακολουθείτε μια καθημερινή ρουτίνα, θα είστε εξοικειωμένοι με αυτά τα καθήκοντα. αν δεν το κάνετε, αυτή είναι μια καλή στιγμή για να δημιουργήσετε ένα. Αυτό που συμπεριλαμβάνετε μπορεί να ποικίλει - μερικοί άνθρωποι δεν θα πρέπει να θυμούνται να ελέγχουν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή να αγοράζουν είδη παντοπωλείου, αλλά άλλοι θα εκτιμήσουν τις δομημένες υπενθυμίσεις για να εκτελέσουν συγκεκριμένες ενέργειες σε συγκεκριμένες ώρες ή σε συγκεκριμένες ημέρες.
Καθήκοντα με προθεσμίες
Αυτά, προφανώς, πρέπει να γίνονται σε συγκεκριμένη ημερομηνία και να απαιτούν εκ των προτέρων προετοιμασία. Παραδείγματα θα μπορούσε να είναι ένα σχολικό βιβλίο που πρέπει να γίνει μέσα σε τρεις εβδομάδες ή ένα συμβαλλόμενο μέρος που προγραμματίζετε για έξι μήνες από τώρα. Αυτά τα είδη καθηκόντων - συχνά αποκαλούμενα έργα - μπορούν αργότερα να αναλυθούν σε μικρότερα τμήματα - για παράδειγμα, το "γράψιμο χαρτιού" μπορεί να αναλυθεί σε ανάγνωση των σχετικών βιβλίων, οργανώνοντας τις σημειώσεις σας, γράφοντας ένα περίγραμμα, γράφοντας το πρώτο σχέδιο επί.
Επαναλαμβανόμενες εργασίες
Αυτά δεν συμβαίνουν σε καθημερινή ή εβδομαδιαία συχνότητα, αλλά δεν είναι ούτε και έργα μιας ώρας. Επαναλαμβανόμενες εργασίες θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν ραντεβού οδοντιάτρου ή να κάνουν τους τριμηνιαίους φόρους σας.
Αυτο-κίνητρα, απαραίτητα καθήκοντα
Αυτά είναι καθήκοντα ή έργα που γνωρίζετε ότι πρέπει να κάνετε, αλλά κανείς δεν πρόκειται να σας κάνει. Σπανίως, αν έχουν ποτέ, έχουν ενσωματωμένο χρονικό όριο. Σκεφτείτε να βελτιώσετε τον ιστότοπό σας για μικρές επιχειρήσεις ή να βρείτε έναν νέο πάροχο πρωτοβάθμιας φροντίδας
Αυτοτροφοδοτούμενα, μη απαραίτητα καθήκοντα
Αυτές είναι οι πιο ευχάριστες δραστηριότητες που παρ 'όλα αυτά τείνουν να πέφτουν από την άκρη του δρόμου καθώς άλλες, πιο προφανώς απαραίτητες εργασίες τους πλήττουν. Σκεφτείτε την ανάγνωση για την ευχαρίστηση ή την εργασία στα χόμπι.
Κάποιες εργασίες
Αυτά τα καθήκοντα παραμένουν στο κάτω μέρος της λίστας υποχρεώσεων ή στο μυαλό σας, αλλά συνήθως δεν χρειάζεται να γίνονται σύντομα ή ποτέ. Παράδειγμα: ζωγραφίστε τα θερμαντικά σώματα.
2. Οργανώστε τη λίστα σας
Μόλις αναφέρετε τα πάντα, μπορείτε να καταλάβετε τι πρέπει να κάνετε πρώτα και να οργανώσετε το πρόγραμμά σας. (Πώς φυσικά το κάνετε αυτό - σε ένα φύλλο χαρτιού, σε έναν προγραμματιστή, σε μια εφαρμογή, σε ένα ημερολόγιο στο διαδίκτυο ή με άλλο τρόπο - δεν έχει σημασία ότι επιλέγετε μια μέθοδο που λειτουργεί για εσάς και που θα χρησιμοποιήσετε.) Ακολουθούν ορισμένα κριτήρια να σκεφτείς για:
Επείγουσα ή σημαντική
Όλες οι εργασίες μπορούν να ταξινομηθούν σε μία από τις τέσσερις κατηγορίες. Τα επείγοντα και σημαντικά καθήκοντα πρέπει να γίνουν πρώτα, το συντομότερο δυνατόν. αλλά εάν δεν είναι δυνατόν, το χρονοδιάγραμμά σας πρέπει να περιλαμβάνει επαρκή ευελιξία και επιπλέον χρόνο για να τα φιλοξενήσει όταν εμφανιστούν. τα σημαντικά αλλά όχι επείγοντα καθήκοντα θα πρέπει να προγραμματιστούν εκ των προτέρων, ώστε να μην γίνουν επείγοντα. τα καθήκοντα που δεν είναι ούτε σημαντικά ούτε επείγοντα μπορούν ενδεχομένως να εξαλειφθούν, αν και αν τα απολαύσετε, θα πρέπει να εργαστούν στο χρονοδιάγραμμά σας, ώστε να μην γεμίσουν από πιο απαιτητικές υποχρεώσεις.
Αξιολογήστε την τιμή
Μπορείτε να κρίνετε την αξία μιας εργασίας με διάφορους τρόπους. Κάποιος μπορεί να είναι αν έχουν επηρεαστεί άλλοι άνθρωποι και πόσο σημαντικοί είναι αυτοί οι άνθρωποι σε σας (η έγκριση του αφεντικού σας και η ευημερία των παιδιών που εξαρτώνται από εσάς είναι πιο σημαντικά από ότι, για παράδειγμα, οι απόψεις μιας ομάδας ξένων που συμφωνήσατε για να συμμετάσχετε σε μια συνάντηση.) Μπορεί επίσης να αποδίδετε υψηλή αξία στις εργασίες που βλέπετε να αποδίδουν μακροπρόθεσμα ή ότι απλά βρίσκετε ανταμείβοντας.
Μια αναφορά που πιθανώς θα συναντήσετε όταν διαβάζετε σχετικά με την ιεράρχηση των καθηκόντων είναι ο κανόνας 80-20 ή η αρχή Pareto, όπου αναφέρεται ότι το 80% των αποτελεσμάτων προέρχεται από το 20% των αιτιών. Αυτό μπορεί ή δεν μπορεί να αποδειχθεί αληθινό για σας, αλλά είναι μια καλή υπενθύμιση για να προσδιορίσετε τι πραγματικά περνάτε και ποια από τις προσπάθειές σας αποδίδει.
Χρονισμός και ευελιξία
Ένα λειτουργικό χρονοδιάγραμμα επιτρέπει αλλαγές και αναγνωρίζει χρονικούς περιορισμούς. Να είστε ρεαλιστές κατά την ιεράρχηση και τον προγραμματισμό των ημερών σας. Σε περίπτωση αμφιβολίας, υπερεκτιμάτε το χρόνο που θα χρειαστεί μια συγκεκριμένη εργασία.
Εάν απαιτούνται ταυτόχρονα δύο εργασίες, η επιλογή από ποιον να ξεκινήσετε εξαρτάται από τον τρόπο που εργάζεστε καλύτερα. Μερικοί άνθρωποι προτιμούν να βγάλουν το απλούστερο έργο από το δρόμο να επικεντρωθούν στην πιο περίπλοκη. άλλοι θα αισθάνονται καθησυχασμένοι εάν ξεκινήσουν πρώτα από την πιο σκληρή δουλειά και να κάνουν μερικά ή όλα τα πράγματα πριν προχωρήσουν. Θυμηθείτε ότι δεν χρειάζεται να αναλάβετε μια εργασία ή ένα έργο από την αρχή μέχρι το τέλος πριν προχωρήσετε στο επόμενο - εκτός αν βέβαια βρίσκετε να εργάζεστε με αυτόν τον τρόπο, ενισχύει την παραγωγικότητά σας.
Περιορίστε τις καθημερινές σας υποχρεώσεις σε τρία έως το πολύ. Η μέρα μπορεί επίσης να περιλαμβάνει μικρότερα καθήκοντα που είναι πιο ρουτίνα ή λιγότερης σημασίας ή επείγοντος, αλλά η φόρτωση σε μεγάλα καθήκοντα πιθανώς θα οδηγήσει σε άγχος και απογοήτευση.
Θυμηθείτε ότι οι προτεραιότητες μπορούν να αλλάξουν - εάν ο προϊστάμενος σας χρειάζεται να κάνετε κάτι τώρα, η προηγούμενη πρώτη προτεραιότητά σας πιθανότατα θα πάει στραβά στο δεύτερο. Αυτός είναι άλλος λόγος για να χτίσετε περισσότερο χρόνο στο πρόγραμμά σας για να επιτρέψετε την ευελιξία.
3. Εργασίες παρτίδας
Οι εργασίες δοσοληψίας είναι ένας από τους πιο αποτελεσματικούς και αποτελεσματικούς τρόπους για να επιτύχουμε αυτές τις καθυστερημένες, καθιερωμένες εργασίες. Η δοσοληψία σημαίνει απλώς ότι εργάζεστε στον ίδιο τύπο εργασίας ξανά και ξανά πριν μεταβείτε σε κάτι άλλο. Το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε τις εργασίες που κάνετε ξανά και ξανά και στη συνέχεια να ρυθμίσετε μια απλή ροή εργασίας για να τις ακολουθήσετε. Στη συνέχεια, αντιμετωπίζετε αυτές τις εργασίες ταυτόχρονα χρησιμοποιώντας αυτήν τη ροή εργασίας.
Η δοσοληψία απαιτεί την ολοκλήρωση παρόμοιων εργασιών που απαιτούν παρόμοιους πόρους σε "παρτίδες" για τη βελτίωση της αποδοτικότητας και της παραγωγικότητας. Εδώ είναι μερικά παραδείγματα:
- Πληρώστε όλους τους λογαριασμούς σας ταυτόχροναΑνοίξτε όλα τα μηνύματά σας μία φορά την εβδομάδα και ενεργήστε αντί να τα αφήσετε να στοιβάζονται κάθε μέρα και ποτέ να τα φτάσετε
Η δοσολογία σας επιτρέπει να εισέλθετε σε μια αυλάκωση που κάνει την ίδια εργασία ξανά και ξανά, έτσι ώστε να μην χάνετε χρόνο να υπολογίζετε οδηγίες ή τι πρέπει να κάνετε στη συνέχεια.
4. Εξαλείψτε τις εργασίες
Μόλις καταχωρίσετε όλες τις εργασίες σας και τα ταξινομήσετε από τα πιο σημαντικά έως τα λιγότερα, θα καταστεί σαφές ποιες εργασίες βρίσκονται στο κάτω μέρος της λίστας. Αυτά μπορεί μερικές φορές να μεταβιβαστούν σε κάποιον άλλο, αλλά αν αυτό δεν είναι δυνατό, πρέπει να αποφασίσετε αν θα προγραμματίσετε ένα χρόνο για αυτούς ή θα τα εξαλείψετε.
Μπορεί να έχετε καθήκοντα στη λίστα σας που δεν χρειάζεται να κάνετε ή να θέλετε να κάνετε, αλλά αισθανθήκατε πιεσμένοι να προσθέσετε κάποια στιγμή (πηγαίνετε στο γυμναστήριο, παρακολουθήστε μια λέσχη βιβλίων.) Αυτά μπορούν να εξαλειφθούν εξ ολοκλήρου.
Τέλος, είναι πιθανό να έχετε πάρα πολλά πράγματα να κάνετε - αν δεν μπορείτε να κάνετε τα πάντα, να αξιολογήσετε το φόρτο εργασίας σας για να διαπιστώσετε εάν χρειάζεστε λίγο περισσότερη πρακτική για να δώσετε προτεραιότητα ή αν πρέπει να πείτε σε κάποιον ότι δεν μπορείτε πλέον να συνεχίσετε να κάνετε συγκεκριμένη εργασία.
