Ταξί / Portra Images / Getty Images
Η προετοιμασία για να μετακινήσετε ένα γραφείο ή μια επιχείρηση μπορεί να είναι πολύ πιο περίπλοκη από τη μετακίνηση ενός νοικοκυριού. Η προετοιμασία είναι το κλειδί και η εξασφάλιση ότι όλα στη λίστα σας είναι πλήρη. Χρησιμοποιήστε αυτή τη γρήγορη λίστα ελέγχου ως οδηγό για να διατηρήσετε την εταιρεία σας σε κίνηση.
Προσδιορίστε ένα χρονικό πλαίσιο και ένα χρονοδιάγραμμα
Ο καθορισμός του χρονικού σας πλαισίου πρέπει να είναι το πρώτο πράγμα που κάνετε. Ορίστε την ημερομηνία, όταν όλα τα πράγματα πρέπει να είναι έξω από το χώρο γραφείων, η οποία είναι η τελική ημερομηνία εξόδου σας. Ίσως χρειαστεί λίγες μέρες για να μετακινηθείτε, ανάλογα με το πόσα πράγματα πρέπει να μετακινήσετε. Εργαστείτε προς τα πίσω από την ημερομηνία μετακίνησης και κάντε μια λίστα με όλα τα πράγματα που πρέπει να κάνετε πριν φτάσουν τα φορτηγά.
Αναθέστε εργασίες και δημιουργήστε μια επιτροπή μετακίνησης, εάν χρειάζεται
Είναι καλή ιδέα να εμπλακεί το προσωπικό νωρίτερα στην κίνηση. Μια επιτροπή κινητοποίησης μπορεί όχι μόνο να σας βοηθήσει να οργανώσετε και να προγραμματίσετε την κίνηση αλλά και να διευκολύνετε τη μετάβαση για το υπόλοιπο προσωπικό. Έχει η επιτροπή να αναθεωρήσει όλα τα καθήκοντα και να αναθέσει ρόλους ανάλογα με τις ανάγκες. Καθώς η κίνηση προχωράει μπροστά, ίσως χρειαστεί να προσθέσετε εργασίες στη λίστα και βεβαιωθείτε ότι έχετε αναθέσει και εργασίες - υπάρχουν πάρα πολλά πράγματα για να τα κάνετε μόνοι σας.
Δημιουργήστε ένα σχέδιο εσωτερικών και εξωτερικών επικοινωνιών
Ένα εσωτερικό σχέδιο επικοινωνίας θα διασφαλίσει ότι οι υπάλληλοι ενημερώνονται για τα κινούμενα σχέδια, ενώ ένα εξωτερικό σχέδιο θα διατηρεί τους πελάτες και τους προμηθευτές σας ενημερωμένους στις επιχειρηματικές σας δραστηριότητες κατά τη διάρκεια της μετακίνησης, ώστε να μπορείτε να διατηρείτε την επιχείρησή σας σε λειτουργία κατά τη διάρκεια της μετάβασης.
Μίσθωση Movers
Όπως κάθε κίνηση, η πρόσληψη καλών μετακινητών απαιτεί χρόνο και πρέπει να είναι μία από τις πρώτες εργασίες στη λίστα σας. Έχετε ένα μέλος του προσωπικού να αναπτύξει έναν κατάλογο τουλάχιστον πέντε κινούμενων εταιρειών, στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι έχετε διερευνήσει τους λεπτομερώς προτού να προσλάβετε. Προσδιορίστε τον προϋπολογισμό, λάβετε αποσπάσματα και συγκρίνετε τις υπηρεσίες σε μετακινούμενες εταιρείες για να αποφασίσετε ποιοι θα προσλάβουν.
Εκμίσθωση επαγγελματικών συσκευαστών
Εάν ο κινούμενος προϋπολογισμός σας μπορεί να υποστηρίξει την πρόσληψη επαγγελματικών συσκευαστών, το κάνετε. Αυτό θα σας γλυτώσει από εσάς και τους υπαλλήλους σας από την ανάγκη να συσκευάσετε περιοχές του γραφείου που είναι κοινές και συχνά οι πιο δύσκολες θέσεις για συσκευασία και κίνηση. Οι εργαζόμενοι μπορούν να ζητήσουν να συσκευάσουν τα γραφεία ή τα γραφεία τους καθώς παρέχει επίσης την ευκαιρία στο προσωπικό να καθαρίσει τους χώρους τους και να απαλλαγεί από πράγματα που δεν χρειάζεται να μετακινούνται.
Δημιουργήστε ένα νέο σχέδιο και διάταξη του Office
Αυτό είναι όπου η επιτροπή κινήσεων σας θα είναι πραγματικά χρήσιμη. Είναι πάντα δύσκολο να μετακομίσετε σε ένα νέο χώρο, αλλά όταν πρέπει να καταλάβετε πού πηγαίνουν όλα και όλοι, χρειάζεται πολύς χρόνος. Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε πού θα τοποθετηθεί κάθε έπιπλο και ότι κάθε υπάλληλος θα καθίσει. Όσο πιο λεπτομερές είναι το σχέδιο, τόσο το καλύτερο.
Συζητήστε με τους τρέχοντες προμηθευτές σας
Η μετακίνηση μιας επιχείρησης μπορεί να σημαίνει αλλαγή παρόχων υπηρεσιών. Ελέγξτε τα συμβόλαιά σας και αποφασίστε αν θα μείνετε με τους τρέχοντες προμηθευτές σας ή εάν θα εξετάσετε τη μετάβαση. Θα χρειαστεί να καθορίσετε τι θα απαιτήσει ο νέος χώρος όσον αφορά τις τηλεφωνικές γραμμές και την υποδομή δικτύου. Συζητήστε με τον νέο ιδιοκτήτη και τους πωλητές σας για να βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε τι χρειάζεται ο νέος χώρος, ώστε να μην υπάρχει κενό στην υπηρεσία. Για οποιουσδήποτε εξοπλισμούς μισθώσετε, επικοινωνήστε με τον αντιπρόσωπο για να τους ενημερώσετε για την κίνηση και τον καλύτερο τρόπο για να αποκτήσετε τον εξοπλισμό τους στη νέα θέση.
Κρατήστε τους υπαλλήλους ενημερωμένους και ενημερωμένους
Μια κίνηση μπορεί να είναι δύσκολη για τους εργαζόμενους. Μπορεί να σημαίνει μια αλλαγή στον τρόπο με τον οποίο μετακινούνται και κατά πόσον η μετακίνηση τους είναι πλέον μεγαλύτερη από ό, τι πριν από την κίνηση. Εάν μετακομίζετε σε μικρότερο χώρο, τότε το προσωπικό πρέπει να γνωρίζει πώς θα τοποθετηθούν τα γραφεία και πώς θα μοιάζει ο νέος χώρος τους. Οι εργαζόμενοι πρέπει να ενημερώνονται σε κάθε βήμα της διαδικασίας. Προσπαθήστε να διατηρήσετε ένα μεταβαλλόμενο πρόγραμμα στο δελτίο της κουζίνας ή σε άλλο κοινό χώρο, ώστε οι άνθρωποι να μπορούν να δουν πώς προχωρούν τα πράγματα και τι αναμένεται από αυτούς ως εργαζόμενοι.
