Πώς να διαχειριστείτε το ταχυδρομείο σας σε 5 βήματα

Εποξείδιο / Getty Images

Η εκμάθηση του τρόπου διαχείρισης της αλληλογραφίας σας αποτελεί εκπληκτικά αποθαρρυντικό οργανωτικό καθήκον γιατί δεν μπορείτε απλά να οργανώσετε οπτικά το ταχυδρομείο. πρέπει να διαβάσετε και να αγγίξετε κάθε έγγραφο για να το αρχειοθετήσετε ή να το απορρίψετε. Τούτου λεχθέντος, ο καλύτερος τρόπος για να ξεκινήσετε είναι να πηδήσετε και να το κάνετε τώρα.

• Εκφορτώστε το ανεπιθύμητο

  

  TEK IMAGE / Getty Images

  Μειώστε το ποσό της αλληλογραφίας που λαμβάνετε σταματώντας την εισροή ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.

  Καταργήστε την εγγραφή από όλους τους καταλόγους - ναι, όλα αυτά. Μπορείτε να βρείτε το περιεχόμενό τους ήδη στο διαδίκτυο. Οι περισσότεροι έχουν ωραία εκτύπωση με οδηγίες για διαγραφή ή μπορείτε να το κάνετε online. Η μείωση της ποσότητας ανεπιθύμητης αλληλογραφίας που λαμβάνετε θα μειώσει τον χρόνο που αφιερώνετε στη διαχείριση της αλληλογραφίας σας. Είναι επίσης καλό για το περιβάλλον.

  Αφού καταργήσετε την εγγραφή σας από όλα, το γραμματοκιβώτιό σας θα είναι ευχάριστα απαλλαγμένο από ανεπιθύμητη αλληλογραφία για λίγο, αλλά θα αρχίσει αργά να συσσωρεύεται ξανά. Συνεχίστε να καταργείτε τον εαυτό σας από τις λίστες αλληλογραφίας σε συνεχή βάση ή αφήστε λίγο χρόνο κάθε έξι μήνες περίπου για να καταργήσετε το όνομά σας από κάθε λίστα στην οποία έχετε προστεθεί.

• Πρόγραμμα

  

  Fancy / Veer / Corbis / Getty Images

  Οι περισσότεροι άνθρωποι ταξινομούν μέσω ταχυδρομείου ενώ περπατούν στην πόρτα μετά την εργασία και συχνά σταματούν στη μέση για να βάλουν μακριά το παλτό τους ή να στρέψουν την προσοχή τους σε αυτό που είναι για δείπνο. Ανταπολαύστε την επιθυμία να διαχειριστείτε το ταχυδρομείο μέχρι να έχετε το χρόνο και την προσοχή να δώσετε σε αυτό το έργο. Εδώ γιατί:

  • Εάν ταξινομείτε στο δρόμο σας στην πόρτα, πιθανότατα δεν είστε διατεθειμένοι να διαχειριστείτε το ταχυδρομείο σας την εποχή εκείνη. Χρειάζεστε τα σωστά εργαλεία και την προσοχή για να αποφασίσετε πώς να χρησιμοποιήσετε ή να απορρίψετε κάθε κομμάτι. Μην αγγίζετε ποτέ ένα κομμάτι χαρτί περισσότερο από μία φορά, αν δεν χρειάζεται. Αυτό κάνει τη διαχείριση χαρτιού τόσο εξαντλητική: Πρέπει να την διαβάσετε κάθε φορά! Περιμένετε μέχρι να είστε έτοιμοι να διαχειριστείτε και να απορρίψετε.

• Χρησιμοποιήστε τα κατάλληλα εργαλεία

  

  Φωτογραφία / Fellowes

  Έχετε τα κατάλληλα εργαλεία για να απορρίψετε, να ανακυκλώσετε ή να απαντήσετε στα μηνύματά σας. Αυτό περιλαμβάνει:

  • Σύστημα ShredderRecycling binFiling και ημερολόγιο

  Μην έχετε τον τεμαχιστή και τον κάδο ανακύκλωσης σε ξεχωριστά δωμάτια. Θα πρέπει να βρίσκονται δίπλα σας καθώς εργάζεστε, ώστε να μπορείτε να αναλάβετε δράση αμέσως. Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα έχετε σωρούς χαρτιού που αναμένουν να ανακυκλωθούν και να τεμαχιστούν σε όλο το σπίτι.

• Δημιουργία συστήματος

  

  IPGGutenbergUKLtd / Getty Images

  Υπάρχουν τρία τελικά παιχνίδια για κάθε κομμάτι αλληλογραφίας:

  1. Λάβετε μέτρα με αλληλογραφία που χρειάζεται προσοχή τώρα ή τελικά. Βάλτε το σε άλλες κατηγορίες όπως αρχειοθέτηση, απόκριση, άμεση ενέργεια κτλ. Ανακυκλώστε ανεπιθύμητη αλληλογραφία που δεν έχει καμία αξία για εσάς και δεν υπάρχουν πληροφορίες για την αναγνώρισή της πέρα ​​από το όνομά σας Τραβήξτε ένα κομμάτι αλληλογραφίας που έχει τυχόν αναγνωριστικές πληροφορίες πέρα ​​από το όνομά σας και διεύθυνση. Αυτό θα περιλαμβάνει αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης, ημερομηνίες γέννησης, προσφορές πιστωτικών καρτών και άλλα.

• Κρατήστε σε αυτό

  

  Το Κατάστημα Container

  Τώρα που έχετε ένα σύστημα κάτω, πρέπει να το κρατήσετε ψηλά. Εάν δεν έχετε χρόνο κάθε μέρα για να αφιερώσετε την ταξινόμηση της αλληλογραφίας σας, τοποθετήστε την σε ένα εισερχόμενό σας στο γραφείο σας, κοντά στην είσοδο σας ή σε μια γωνία στον πάγκο της κουζίνας σας. Προγραμματίστε να ξοδεύετε χρόνο μία ή δύο φορές την εβδομάδα για να ταξινομήσετε κάθε κομμάτι αλληλογραφίας έτσι ώστε να μην χάσετε τίποτα σημαντικό.